Whistleblowing: lo strumento e la sua applicazione per pubblico e privato

Benvenuti nella sezione dedicata al whistleblowing del nostro sito informativo sull'etica e la responsabilità organizzativa. In questa sezione approfondiremo il concetto di whistleblowing, il suo ruolo nella promozione della trasparenza e dell'integrità all'interno delle organizzazioni e le modalità per segnalare comportamenti illeciti o scorretti in modo sicuro e responsabile.

Il whistleblowing rappresenta un atto coraggioso in cui un individuo, interno o esterno all'organizzazione, denuncia comportamenti illegali, fraudolenti o non etici che si verificano all'interno dell'ente. Questo atto di segnalazione è fondamentale per rivelare abusi, violazioni di norme e per favorire una cultura della responsabilità e della trasparenza all'interno dell'organizzazione.

È un importante strumento per rilevare e affrontare eventuali illeciti o comportamenti non etici. È un meccanismo attraverso il quale i dipendenti o altre parti interessate possono segnalare in modo anonimo e protetto eventuali illeciti, comportamenti non etici o violazioni delle normative all'interno dell'organizzazione.

Noto anche come “denuncia di anomalie”, rappresenta l’atto mediante il quale un individuo divulga informazioni riservate, solitamente all’interno di un’organizzazione, che evidenziano comportamenti non etici, illegali o dannosi.

Ha la finalità di far emergere illeciti di interesse generale di un’organizzazione pubblica o privata da parte di chi lavora o è in contatto con essa nello svolgimento della propria attività.

DA.TA promuove un sistema che favorisca il whistleblowing come strumento per prevenire e contrastare pratiche dannose e per proteggere il bene comune. Mettiamo a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e degli altri stakeholder canali sicuri e confidenziali per segnalare eventuali comportamenti illeciti, garantendo la riservatezza e la protezione del whistleblower.

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale lo scorso 15 Marzo, il D. lgs. 24/2023 “Attuazione della direttiva UE 2019/1937 del parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali predispone nuove regole circa il whistleblowing, ovvero la segnalazione di illeciti di cui un dipendente, collaboratore, professionista sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

Il nuovo decreto si rivela dunque un importante punto di svolta rispetto a quanto sino ad oggi previsto dalla normativa di settore in quanto prevede l’implemento delle pratiche già esistenti, l’introduzione di nuove discipline e tutele più blindate per i whistleblower.

Per attuare le nuove disposizioni, sono state comunicate due deadline. Per le realtà con una media di lavoratori dai 250 dipendenti (a tempo determinato o indeterminato) in poi nell’ultimo anno, la data a cui fare riferimento è il 15 Luglio 2023. Per le imprese con una media di almeno 50 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ultimo anno, invece, la scadenza era impostata per il 17 Dicembre 2023.

Nel caso in cui non si sia effettuato l’aggiornamento entro tali date, sono state disposte pesanti sanzioni amministrative, il cui importo varierà in base alle singole situazioni. Gli importi definiti vedono multe dai 5mila ai 30mila euro in caso di attività ritrosie, e importi tra i 10mila e i 50mila euro in caso di mancata implementazione dei canali di segnalazione.

Il D. lgs. 24/2023 amplia l’ambito di applicazione soggettivo della disciplina in materia di whistleblowing. Con questo nuovo decreto, sono adesso inclusi tra i soggetti tutelabili anche collaboratori autonomi, liberi professionisti, volontari, azionisti e amministratori.

Il Decreto differenzia inoltre gli enti destinatari della nuova disciplina in “soggetti del settore pubblico” e “soggetti del settore privato”. Vediamo quale tipologia di impresa ricade nelle nuove tipologie di classificazione.

Soggetti del settore pubblico:
Si intendono come tali le amministrazioni pubbliche, le Autorità indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, gli enti pubblici economici, gli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, gli organismi di diritto pubblico, i concessionari di pubblico servizio e le società in house, anche se quotate.

Soggetti del settore privato:
Questi enti vengono individuati “in negativo” rispetto a quelli del settore pubblico. Il D. lgs. 24/2023 li circoscrive, rivolgendosi, in particolare, a una serie di casi, di seguito riportata.

1. Realtà aziendali in cui la media dei lavoratori impiegati sia inferiore alle 50 unità In questi casi, il whistleblower potrà segnalare condotte illecite rilevanti ai sensi del D. lgs. 231/2001 o violazioni del modello organizzativo, facendo ricorso al solo canale di segnalazione interno;

2. Enti con una media di lavoratori superiore alle 50 unità Date queste eventualità, invece, il whistleblower avrà la possibilità di segnalare, oltre alle violazioni contemplate dalla nuova normativa, anche quelle attinenti al diritto dell’Unione Europea. L’ente potrà fare ricorso a tutti i canali di segnalazione di cui al D. lgs. 24/2023.

Il D. lgs 24/2023 enuncia poi che l’identità del whistleblower non potrà essere rivelata, se non con l’espresso consenso del segnalante stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Conferma le garanzie contro ritorsioni e discriminazioni nei confronti del segnalante (dipendente pubblico o lavoratore privato che sia) e introduce un’ulteriore forma di tutela per il whistleblower, questa volta in sede processuale.

Il documento dispone infatti in capo al soggetto che abbia posto in essere tali condotte, un’inversione dell’onere probatorio, imponendogli di dimostrare che siano state attuate per ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione o alla denuncia.

Vincolo ben più gravoso di quello originariamente prescritto dalla direttiva. Infatti, mentre l’art. 21 della normativa comunitaria impone all’autore delle ritorsioni di dimostrare che la condotta sia imputabile a “motivi debitamente giustificati”, l’art. 17 del decreto richiede, invece, che si provi l’estraneità della condotta rispetto alla segnalazione oggetto della controversia.

Viene poi esclusa la responsabilità del segnalante nel caso in cui diffonda o riveli, attraverso canali di segnalazione previsti dal Decreto, informazioni coperte dall'obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali - a condizione che vi sia il fondato motivo di ritenere che la rivelazione di tali informazioni fosse necessaria allo svelare la violazione.

È stata, infine, prevista l’istituzione da parte dell’ANAC di un elenco degli enti del terzo settore che forniscono misure di sostegno per i whistleblower. Tali misure, individuate dall’art. 18 del D. lgs. 24/2023, consistono nell’assistenza e nella consulenza a titolo gratuito “sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato”.

Non è stata, invece, ripresa la disposizione comunitaria in tema di misure di assistenza finanziaria e di sostegno psicologico per i segnalanti coinvolti in procedimenti giudiziari.

Oltre ai profili di responsabilità in cui può incorrere il soggetto segnalato, è previsto un regime sanzionatorio applicabile nei casi in cui vengano riscontrate violazioni delle disposizioni del Decreto.

In particolare, l’ANAC può infliggere al responsabile delle sanzioni amministrative pecuniarie qualora:

1. Siano state commesse delle ritorsioni, o qualora si accerti che la segnalazione sia stata ostacolata o che l’obbligo di riservatezza sia stato violato;

2. Non siano stati istituiti canali di segnalazione, che non siano state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, o che l’adozione delle procedure non sia conforme alle disposizioni del decreto.

Viene previsto anche uno specifico regime di responsabilità per il segnalante nell’eventualità in cui abbia formulato segnalazioni diffamatorie o calunniose, commesse con dolo o colpa grave. L’adempimento era già obbligatorio per alcuni enti selezionati; tra questi chi rispettava il modello ex D. lgs. 231/2001 (MOG-Modello di Organizzazione e Gestione), realtà che lavorano con enti pubblici, imprese del settore finanziario (si veda art. 48 D. LGS. 90/2017) e aziende specifiche di settore, come filiere alimentari, sicurezze dei trasporti, enti di tutela ambiente. A partire dal 15 Luglio 2023, sono state aggiunte al conteggio le imprese con almeno 250 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ anno precedente. Dal 17 Dicembre 2023, invece, sono state incluse anche le imprese con almeno 50 lavoratori (a tempo determinato o indeterminato) in media nell’ anno precedente.

Risulta dunque necessaria l’attivazione di canali di segnalazione efficaci, riservati e sicuri per permettere a chi opera con le aziende (ma anche ad azionisti, consulenti o membri del CDA) di poter comunicare condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale (riciclaggio, corruzione, etc.). In caso di mancato adeguamento, si potrà infatti incorrere in sanzioni fino a 50.000 euro.

Il whistleblowing può contribuire a migliorare la governance, a prevenire fenomeni di corruzione, a proteggere i diritti dei dipendenti e degli utenti e a promuovere una cultura aziendale basata sull'integrità e sull'etica. Inoltre, esso può favorire il miglioramento delle politiche interne, dei processi decisionali e delle pratiche organizzative, consentendo all'organizzazione di adottare misure correttive e di prevenire futuri abusi.

Siamo impegnati a garantire la valorizzazione del whistleblowing come strumento di segnalazione e di prevenzione di comportamenti dannosi e illegali. Inoltre, promuoviamo la sensibilizzazione e la formazione su questo tema, al fine di favorire una cultura della segnalazione responsabile e consapevole.

Confidiamo che i whistleblower svolgano un ruolo fondamentale nel mettere in luce comportamenti scorretti e nel contribuire a creare un ambiente di lavoro più giusto e onesto. Siamo qui per sostenervi e proteggervi durante tutto il processo di segnalazione.

È importante sottolineare che gli obiettivi di un whistleblower possono variare a seconda della situazione e del contesto specifico. Tuttavia, vi sono questi obiettivi generali che rappresentano gli aspetti fondamentali del ruolo del whistleblower nella promozione dell'etica e della responsabilità all'interno delle organizzazioni:

1. Rivelare comportamenti scorretti o illegali: il primo obiettivo di un whistleblower è quello di rivelare comportamenti scorretti o illegali all'interno di un'organizzazione. Questi comportamenti possono includere frodi, corruzione, discriminazione, violazioni delle norme etiche o leggi, o altre pratiche dannose.

2. Promuovere la trasparenza e l'accountability: un whistleblower mira a promuovere la trasparenza e l'accountability all'interno dell'organizzazione. Segnalando comportamenti scorretti, si contribuisce a mettere in luce pratiche nascoste o non etiche e a rendere le persone responsabili delle loro azioni.

3. Proteggere l'interesse pubblico: un whistleblower agisce nell'interesse pubblico, cercando di prevenire danni o ingiustizie che potrebbero derivare da comportamenti scorretti o illegali. L'obiettivo è proteggere la società nel suo insieme e garantire che le organizzazioni operino in modo etico e responsabile.

4. Prevenire frodi e abusi: un whistleblower mira a prevenire frodi e abusi all'interno dell'organizzazione. Segnalando comportamenti scorretti, si contribuisce a identificare e fermare pratiche fraudolente che potrebbero causare danni finanziari o reputazionali.

5. Garantire la protezione dei diritti dei whistleblower: obiettivo importante del whistleblower è garantire la protezione dei diritti dei whistleblower stessi. Ciò include la protezione da ritorsioni, discriminazioni o altre forme di punizione per aver segnalato comportamenti scorretti.

6. Favorire il cambiamento positivo: un whistleblower mira a favorire il cambiamento positivo all'interno dell'organizzazione. Segnalando comportamenti scorretti, si auspica che l'organizzazione prenda provvedimenti correttivi, metta in atto politiche e procedure migliori e promuova una cultura di integrità e responsabilità.

Per le ragioni sopra descritte, il whistleblowing è considerato un elemento cruciale nelle pratiche di corporate governance.

Dal punto di vista tecnico, il whistleblowing implica la raccolta, la documentazione e la segnalazione di informazioni riservate o comportamenti scorretti all'interno di un'organizzazione. Ecco alcuni elementi chiave della descrizione tecnica del whistleblowing:

1. Raccolta di prove: Il whistleblower raccoglie prove documentate riguardanti le attività scorrette o illegali. Ciò potrebbe includere documenti, e-mail, registrazioni audio, video o qualsiasi altra forma di prova che possa sostenere le affermazioni fatte. Raccolta che deve però sempre avvenire nel rispetto delle leggi e non in violazione di esse.

2. Protezione dell'anonimato: Per proteggere la sicurezza e l'identità del whistleblower, molte piattaforme di whistleblowing consentono di presentare segnalazioni in modo anonimo. Ciò può essere realizzato attraverso l'uso di servizi online sicuri, linee telefoniche anonime o altri mezzi che consentono di mantenere l'identità del segnalatore segreta.

3. Piattaforme di segnalazione sicure: Le organizzazioni spesso forniscono canali specifici per la segnalazione di irregolarità. Queste piattaforme sono progettate per garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni fornite.

4. Leggi e regolamenti: In alcuni casi, il whistleblowing è regolamentato da leggi specifiche che stabiliscono procedure e protezioni per i whistleblower. Le organizzazioni devono essere consapevoli di queste normative e adottare pratiche che le rispettino.

5. Analisi e indagini interne: Una volta ricevuta la segnalazione, l'organizzazione può avviare indagini interne per verificare la validità delle affermazioni. Ciò potrebbe coinvolgere il reparto legale, la sicurezza aziendale o altre unità competenti.

6. Protezione del whistleblower: In molti paesi, ci sono leggi che proteggono i whistleblower da ritorsioni da parte dell'organizzazione. Le misure di protezione possono includere il mantenimento dell'anonimato, divieto di discriminazione o licenziamento e altre forme di tutela legale.

L'aspetto tecnico del whistleblowing è quindi strettamente legato alla gestione delle informazioni, alla sicurezza delle comunicazioni e alla creazione di un ambiente che incoraggi la segnalazione di comportamenti scorretti senza timori di ritorsioni.

La normativa, nel prevedere tre canali di segnalazione (interno, esterno presso l’ANAC e tramite divulgazione pubblica), ha imposto nuovi adempimenti tanto nel settore pubblico, all’interno delle diverse amministrazioni, quanto nel settore privato.

Vi invitiamo a seguirci ed a contribuire, con il vostro impegno e collaborazione, alla promozione di una cultura aziendale basata sulla trasparenza, sull'etica e sulla responsabilità. Grazie per il vostro sostegno e per la vostra partecipazione nella costruzione di un ambiente di lavoro sicuro, etico e responsabile.